Dossier

Tuto : comment bien mener vos réunions ?

22/10/2018 à 16:01

Dans les associations sportives et de surcroît dans les clubs amateurs de football, la transmission d’informations est plus que vitale pour le bon fonctionnement des activités. Aussi, la réunion constitue un bon moyen d’informer vos membres : réunions de commissions, réunions du comité directeur ; comment bien les mener ? Actufoot.com vous propose son tuto…

#1 Convoquez en temps et en heure…

Pour chaque réunion, il faut prévoir, un peu, en amont. Beaucoup même. Déjà, pour s’assurer d’un nombre important de participants. Ensuite, pour montrer votre sérieux et votre organisation. Prévoyiez donc une bonne semaine à l’avance vos membres convoqués par email par exemple…

#2… en proposant un lien Doodle !

Vos bénévoles ou dirigeants ont pour la plupart une activité professionnelle débordante et des obligations qui en découlent. Alors, pour prévoir au maximum, proposez-leur plusieurs dates de réunions avec par exemple un lien Doodle, très efficace pour fixer et visualiser toutes les disponibilités de vos membres.

#3 Fixez un ordre du jour précis…

Pas de réunionite aiguë, allez à l’essentiel. Vos membres – et vous – par la même occasion ne sont pas là pour perdre leur temps. Gagnez en efficacité en fixant un ordre du jour précis et suivi à la lettre. Pour impliquer au mieux vos dirigeants, proposez en fin de séance un temps de questions-réponses et des débats libres… mais toujours cadrés dans le temps !

#4… et une heure de fin de réunion !

Attention, pas de débats qui durent des heures ! Dès le début de la réunion, annoncez le cadre temporel. « Nous échangerons ce soir pendant 1h30 avec une fin prévue à 20h30… » Régulièrement, dans la réunion, rappelez l’horaire. En un mot : l’efficacité au service du collectif.

#5 Nommez un « greffier »

Souvent, c’est le secrétaire qui s’en charge. Mais chaque réunion doit faire l’objet d’un compte-rendu précis, ordonné et reprenant les échanges de votre réunion. Etablissez aussi les tâches à mener dans les semaines à venir ainsi que la deadline à respecter. Affectez des personnes à chaque mission et responsabilisez-les.

#6 Envoyez le compte-rendu

Rien de plus terrible qu’une réunion… sans lendemain. Alors, dès le lendemain justement, envoyez à tous les membres présents (mais absents aussi !) le compte-rendu des débats. Vous veillerez à fixer également la date de la prochaine réunion… histoire que vos membres regardent déjà leurs agendas.

#7 Terminez en beauté

Il est toujours intéressant de terminer une réunion par un petit pot amical. Prévoyiez-le, boissons et friandises font toujours plaisir aux membres. C’est aussi un moyen parfois de « calmer » les débats et leur permettre d’échanger plus informellement…